Le bureau est l’organe directeur de l’association, constitué de 3 rôles clefs portés par 3 membres du Conseil d’Administration : président, trésorier, secrétaire.
Le président d’Apel est détenteur des pouvoirs habituellement conférés aux présidents d’associations :
- il anime l’association et coordonne ses activités,
- il préside le conseil d’administration et l’assemblée générale,
- il rédige, avec son secrétaire, le rapport moral d’activités lors de l’AG annuelle, ainsi que le discours d’orientation pour l’année scolaire à venir,
- il dirige l’administration générale de l’Apel, en veillant au respect des statuts et en assurant les formalités usuelles : déclarations en préfecture, établissement des procès-verbaux d’AG et de CA, etc.
- il supervise la comptabilité de l’association tenue par le trésorier,
- il représente de plein droit l’association devant la justice.
Les responsabilités du président
Le président d’Apel est en charge des représentations internes (chef d’établissement, conseil d’établissement, OGEC) et externes (Apel départementale, académique et nationale, commune, entreprises, anciens élèves, etc.).
Le président est responsable sur ses biens propres en cas de gestion irrégulière. Il faut savoir que tout dirigeant d’association se rendant coupable de fraude fiscale est passible de sanctions pénales.
Le président d’Apel adhère au projet du mouvement des Apel, qui guide son action tout au long de son mandat.
Le président d’Apel et le chef d’établissement œuvrent tous deux au sein de la communauté éducative avec un objectif commun : assurer une mission éducative et une instruction de qualité auprès des enfants scolarisés dans l’établissement.
Tout président d’Apel doit avoir à cœur de travailler, avec son équipe et en collaboration avec l’établissement scolaire, dans le respect et la confiance, et dans un esprit d’ouverture et de dialogue. Un président d’Apel doit savoir occuper toute sa place, tout en sachant rester à sa place !
Le trésorier tient la comptabilité de l’Apel et assure sa gestion financière.
- Il organise la collecte des adhésions et perçoit les cotisations,
- effectue le règlement des factures,
- réalise les placements,
- établit les comptes de fin d’année,
- établit le rapport financier soumis au vote en AG,
- présente les comptes de l’association lors de l’AG,
- veille au dépôt des déclarations fiscales.
Les savoir-faire et qualités requises pour être trésorier
Une compétence minimum en comptabilité et finance est souhaitable, même si la tenue des comptes d’une Apel n’est pas compliquée. Il convient dans cette fonction d’être sérieux, prudent, organisé et honnête.
Démarches à effectuer lors de la prise de fonction
Dès sa prise de fonction, le trésorier doit :
- se faire remettre les documents essentiels : livres des comptes, classeur des » pièces comptables » (factures, notes de frais, etc.), dossier » pièces bancaires » (relevés des comptes, remises de chèques, etc.), comptes annuels, dossier des emprunts, dossier des placements et copie des statuts et du règlement intérieur s’il existe;
- être déclaré en préfecture ou sous-préfecture, en même temps que les autres membres du bureau de l’association;
- informer les interlocuteurs de l’Apel après l’élection du bureau, notamment la banque (pour demander une modification des signatures agréées).
Responsabilité
Le trésorier a, en général, la délégation de signature du président sur le compte courant bancaire de l’association. Lorsqu’il encaisse des créances ou s’acquitte des sommes dues par l’association, il le fait sur mandat du président. Pour les paiements importants, la double signature est conseillée, à partir d’un montant défini par le conseil d’administration ou le règlement intérieur. Tout comme le président, le trésorier peut être tenu pour responsable en cas d’irrégularité grave ou de faute de gestion.
Le secrétaire de l’Apel assure le fonctionnement administratif de l’association. Il est chargé de :
- enregistrer le courrier et les factures, les transmettre au président et au trésorier;
- rédiger, faire signer, enregistrer et expédier les divers courriers administratifs relatifs au fonctionnement de l’association;
- organiser la communication et l’information des administrateurs;
- assurer le classement des documents;
- déposer les dossiers de demandes de subventions.
En amont des réunions statutaires
Il doit également, en amont des assemblées générales et conseils d’administration :
- rédiger et envoyer, dans le respect des délais impartis (cf. statuts) les convocations ;
- préparer les documents nécessaires ;
- réserver les salles et le matériel nécessaire (penser au vote à bulletin secret) ;
- organiser les votes et les pouvoirs ;
- prévoir de prendre des notes pour rédiger les compte-rendus des réunions.
Suite aux réunions
Le secrétaire est chargé de :
- rédiger les procès-verbaux des AG et comptes-rendus des réunions du CA ;
- tenir les archives de l’association ;
- déclarer en préfecture ou sous-préfecture la liste du bureau dans un délai maximum de trois mois après la tenue des élections.